KI erfasst Ihre Baustellen-Dokumente automatisch
Lieferscheine, Baugutachten, Rechnungen und Bautagebücher per Foto erfassen — die KI liest, klassifiziert und überträgt alles ins ERP. Ohne abendliches Abtippen, ohne Papierstapel, ohne Sucherei.
Handwerksbetriebe verbringen bis zu 8,3 Stunden pro Woche mit Dokumentation. KI-Dokumentenverarbeitung reduziert diesen Aufwand um bis zu 95 %.
Papier frisst Zeit, die auf der Baustelle fehlt
Jeder Handwerksbetrieb kennt es: Am Abend landen Lieferscheine, Rechnungen und Notizen auf dem Schreibtisch. Mitarbeiter sitzen nach der Schicht noch am PC, tippen Daten ein, suchen Belege und retten das Bautagebuch.
Laut Capmo-Studie (2025) verlieren Bauunternehmen rund 41 Milliarden Euro pro Jahr durch ineffiziente Prozesse. Ein großer Teil davon entfällt auf Dokumentation, manuelle Erfassung und Fehlerkorrektur.
Mit KI-Dokumentenverarbeitung ändert sich das: Mitarbeiter fotografieren Belege vor Ort, die KI übernimmt den Rest — in Sekunden statt Minuten.
Welche Dokumente die KI für Sie verarbeitet
Von der Baustelle bis zur Buchhaltung — alle wichtigen Belege automatisch erfasst, geprüft und übertragen.
Lieferscheine
Foto aufnehmen — KI liest Lieferant, Artikel, Mengen und Preise aus und gleicht sie mit der Bestellung ab. Abweichungen werden sofort gemeldet.
Baugutachten & Prüfprotokolle
Gutachten, VDE-Protokolle und Abnahmeprotokolle werden strukturiert erfasst, kategorisiert und den richtigen Projekten zugeordnet.
Rechnungen von Lieferanten
Eingangsrechnungen automatisch erkennen, Beträge und Rechnungsnummern extrahieren und zur Buchhaltung weiterleiten — DATEV-fähig.
Bautagebücher
Mitarbeiter diktieren den Tagesbericht per Sprachnotiz. Die KI transkribiert, strukturiert und erstellt das revisionssichere Bautagebuch.
Mängelmeldungen
Foto plus Sprachnotiz reichen. Die KI klassifiziert Gewerk und Dringlichkeit, erstellt ein Protokoll und weist es dem Verantwortlichen zu.
Allgemeine Belege
Tankquittungen, Parkscheine, Werkzeugrechnungen — alles per Foto erfassen und für die Abrechnung bereitstellen.
Vom Foto zur Buchhaltung in 4 Schritten
Foto oder Scan aufnehmen
Mitarbeiter fotografieren den Beleg direkt auf der Baustelle mit dem Smartphone — keine Extra-App nötig.
KI liest & versteht
OCR plus KI erkennt nicht nur Text, sondern auch Dokumententyp, relevante Felder und Zusammenhänge.
Daten werden übertragen
Die extrahierten Daten fließen ins ERP, die Buchhaltung oder das Projektmanagement-Tool — ohne manuelles Abtippen.
Prüfung & Freigabe
Nur bei Abweichungen oder hohen Beträgen wird ein Mensch eingeschaltet. Alles andere läuft automatisch.
So verändert KI die Dokumentenarbeit
Papierstapel sammeln, abends abtippen, manuell mit Bestellung abgleichen
Foto aufnehmen → KI erfasst und prüft automatisch → Abweichung sofort gemeldet
Am Abend 30–45 Minuten am PC Formulare ausfüllen
Sprachnotiz auf der Baustelle → fertiger Bericht in Sekunden
Rechnungen sortieren, manuell einscannen, Beträge übertragen
Rechnung fotografieren → KI extrahiert Daten → Buchhaltung erhält strukturierten Datensatz
Papierformular, Foto per WhatsApp, Nachverfolgung über E-Mail-Ketten
Foto + Sprache → automatisches Protokoll mit Gewerk, Frist und Verantwortlichem
Vertrauenswürdig und betriebsbereit
DSGVO-konform
Verarbeitung auf EU-Servern, verschlüsselte Übertragung, Auftragsverarbeitungsvertrag möglich.
GoBD-ready
Belege werden revisionssicher mit Zeitstempel archiviert und können jederzeit auditiert werden.
ERP-Integration
Direkte Anbindung an DATEV, Lexoffice, sevDesk, Craftboxx, MeisterView und viele weitere Systeme.
Schnell live
Einfache Workflows sind in 2–5 Tagen einsatzbereit, komplexe Anbindungen in 1–3 Wochen.
Was kostet manuelle Erfassung?
Bauunternehmen mit 8 Mitarbeitern
Rechenbeispiel auf Basis typischer Handwerksbetriebe. Individuelle Ergebnisse können abweichen.
Unsere KI-Agenten Armee, die dir und deinem Unternehmen 24/7 unter die Arme greift.
Dein Mitarbeiter, der rund um die Uhr neue Kunden akquiriert.
- Lead-Generierung
- Kaltakquise-Mails
- Follow-up Sequenzen
Deine Unterstützung für Organisation und Verwaltung.
- Angebotsrückfragen
- Terminverwaltungen
- Follow-up-Mails
Dein Profi für schnelle und professionelle Kommunikation.
- Tägliche Postfächer
- Kundenkommunikation
- Ticket-System
Dein Spezialist für überzeugende Angebote.
- Angebotsvorlagen
- Preis-Kalkulation
- PDF-Erstellung
Deine Expertin für präzise Zeiterfassung.
- Stundennachweise
- Projekt-Tracking
- Abrechnung
Deine Hilfe für Zahlen, Ordnung und Übersicht.
- Rechnung zustellung
- Rechnung Erstellung
- Vorbereitung für Steuerberater
Dein digitaler Bauleiter für perfekte Koordination.
- Gewerke-Abstimmung
- Terminplanung
- Status-Updates
Dein Ansprechpartner für zufriedene Kunden.
- Reklamationen
- Bewertungsanfragen
- Nachsorge
Häufige Fragen zur KI-Dokumentenverarbeitung
Prinzipiell alle gängigen Belege: Lieferscheine, Rechnungen, Baugutachten, Prüfprotokolle, Bautagebücher, Mängelmeldungen, Tankbelege und Quittungen. Auch handschriftliche Notizen und unterschiedliche Layouts werden erkannt.
Bei gescannten oder abfotografierten Belegen liegt die Erkennungsgenauigkeit bei strukturierten Dokumenten typischerweise über 99 %. Schlechte Lichtverhältnisse oder stark verknitterte Papiere werden durch Plausibilitätsprüfungen und manuelle Nachbearbeitung abgefangen.
Ja. Wir integrieren über APIs oder Middleware wie Make.com / n8n in gängige Systeme: DATEV, Lexoffice, sevDesk, Craftboxx, MeisterView, prohandwerk und viele ERP-Lösungen mehr.
Ja. Belege werden mit Zeitstempel und unveränderbarem Hash archiviert, sodass sie den GoBD-Anforderungen genügen. Auf Wunsch ergänzen wir ein DMS mit ordnungsgemäßer Ablage.
Einfache Lieferschein- und Rechnungserfassung ist in 2–5 Tagen einsatzbereit. Komplexere Workflows mit mehreren Dokumententypen und ERP-Anbindung benötigen 1–3 Wochen.
Die Kosten hängen von der Dokumentenmenge und der Anzahl der Baustellen ab. Einstiegslösungen beginnen bei etwa 199 €/Monat. In der Regel amortisiert sich das System bereits im ersten Monat durch eingesparte Bürozeit.
Weniger Papierkram, mehr Baustelle
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie viel Zeit Ihr Betrieb durch KI-Dokumentenverarbeitung sparen kann — konkret, mit Zahlen und einem passenden Einstiegsszenario.